O contabilitate bine organizată începe înainte de înregistrarea primei facturi. Documentele complete și explicațiile trimise la timp îl ajută pe contabil să înțeleagă operațiunile firmei și să clarifice eventualele diferențe.
Ce pregătești pentru fiecare lună
Adună facturile de vânzare și achiziție, bonurile, chitanțele, extrasele bancare și documentele de casă. Dacă ai angajați, pregătește pontajele și informațiile despre modificările intervenite. În funcție de activitate, contabilul poate solicita și alte documente.
Organizează după perioadă și tip
Creează un dosar pentru fiecare lună și separă documentele de vânzări, achiziții, bancă și personal. Folosește denumiri ușor de recunoscut, precum „2026-09_factura_furnizor”. Nu este nevoie de o arhivă complicată; consecvența este mai utilă decât o structură greu de întreținut.
Verifică lizibilitatea
Fotografiază sau scanează toate paginile, fără margini tăiate. Verifică dacă se văd data, numărul, emitentul, beneficiarul și sumele. O fotografie neclară poate necesita retransmiterea documentului.
Adaugă explicații pentru operațiunile neobișnuite
Un avans, o plată făcută de administrator sau o tranzacție neobișnuită are nevoie de context. Scrie o explicație scurtă și atașează documentele aferente. Nu presupune că extrasul bancar explică singur natura unei operațiuni.
Cum lucrăm la MEVI
Încarci documentele în portal, în luna și categoria corespunzătoare. Clarificările rămân în conversația firmei, iar declarațiile și situația taxelor publicate de contabil se consultă separat.
Recomandările de organizare de mai sus sunt practice. Cadrul privind întocmirea și circuitul documentelor financiar-contabile este reglementat prin Ordinul nr. 2634/2015.
Sursă oficială
Ordinul nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile: https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/173682